Setzen Sie den Rotstift an: Deaktivieren Sie inaktive User und reduzieren Sie Ihre SAP-Lizenzkosten.

SAST Blog: Setzen Sie den Rotstift an: Deaktivieren Sie inaktive User und reduzieren Sie Ihre SAP-Lizenzkosten.Ein Stadtwerk implementierte in den vergangenen Monaten ein neues Berechtigungskonzept, um die Wartung, Transparenz und Benutzerzugriffe zu optimieren. In diesem Zuge stand auch die Bewertung der Notwendigkeit aller Benutzerstämme im Fokus. Ein Großprojekt, wie die Implementierung eines neuen Berechtigungskonzepts, refinanziert sich häufig von selbst, wenn Lizenzkosten durch die Klassifizierung und Befristung inaktiver Benutzerstämme gespart werden.

 

Jedes Jahr vermisst SAP die Systeme ihrer Kunden und ermittelt aus den gewonnenen Daten den benutzerbezogenen Lizenzpreis. Es ist hinlänglich bekannt, dass dabei sämtliche gültige SAP-Dialogbenutzer auf die Lizenzkosten Einfluss haben. „Gültig“ meint in diesem Zusammenhang die zeitliche Abgrenzung des Benutzerstamms und nicht die Administratorsperre . Eine Reduzierung Ihrer gültigen Benutzerstämme führt somit unmittelbar zu einer spürbaren und schnellen Einsparung von Kosten. Aus Sorge vor Störungen für den laufenden Betrieb lassen viele Unternehmen SAP-User im Zweifel jedoch lieber aktiviert. Sie fürchten eine technische Verwendung von User-IDs für Background-Workflows oder Schnittstellen-Aktivitäten. Wie erhalten Sie also Erkenntnisse über die Benutzeraktivitäten in Ihren SAP-Systemen und wie lassen sich die vielfältigen User-Zugriffe effizient auswerten?

Mangelnder Überblick über aktive SAP-Benutzer

Aus der Erfahrung vieler Kundenprojekte wissen wir, dass Kunden aus Sorge vor Prozessstörungen dazu neigen, SAP-Benutzer aktiv zu lassen. Das begründet sich in erster Linie aus der Unkenntnis über die direkte oder indirekte Nutzung von Benutzerstämmen. In einer Systemlandschaft mit angebundenen Systemen oder gar Web-Szenarien ist der Login-Stempel in der Regel nicht ausreichend, um ein Urteil über die Notwendigkeit eines Benutzeraccounts treffen zu können. Der externe Zugriff auf Daten, wie beispielsweise per Remote Function Call (RFC), Webservices via SOAP oder ODATA ist für Unternehmen schwer zu überblicken, denn es mangelt häufig an Wissen und Methodik, um diese Zugriffe effizient auszuwerten. Insbesondere da auch interne Dialogzugriffe von Transaktionen oder Programmen und Hintergrund-Verarbeitungszugriffe per Batch in der Gesamtbewertung betrachtet werden müssen.

Analysemöglichkeiten und die Schwierigkeit der flexiblen Auswertung

Eine Möglichkeit der Analyse von Nutzungsdaten bietet Ihnen der Systemlastmonitor (ST03N) mit der Unterfunktion „Business-Transaktionsanalyse“ (STAD). Diese Auswertung ermöglicht Ihnen eine Analyse der Nutzung verschiedener Kommunikationstypen:

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Abbildung 1: Menüeintrag „Business-Transaktionsanalyse“ im Systemlastmonitor

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Abbildung 2: Selektion in der Business-Transaktionsanalyse (Direktaufruf via Transaktion STAD)

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Abbildung 3: Auswahloption im Kommunikationstyp (Tasktype)

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Abbildung 4: Ergebnisliste Business-Transaktionsanalyse

Die Auswertung zeigt Ihnen, welche Benutzer mit den verschiedenen Kommunikationstypen eine Systemlast erzeugt haben. Hieraus können Sie ableiten, welche User aktuell über welche Art der Kommunikation aktiv sind. Allerdings ist die Analyse auf ein Zeitintervall an einem bestimmten Tag begrenzt. Bei einer Nutzungsanalyse sind jedoch immer längere Zeitintervalle von Interesse, insbesondere dann, wenn Rückschlüsse auf die Aktivität einzelner Benutzerstämme gezogen werden sollen. Hier bietet Ihnen der Systemlastmonitor (ST03N) mit dem Transaktionsprofil noch eine weitere Option der Auswertung an. In der monatsbezogenen Betrachtung werden die Transaktions- und Programmaufrufe dargestellt, welche generell durch Benutzer verwendet wurden. Mit Doppelklick auf einen Eintrag erkennen Sie die Anwender, die eine entsprechende Transaktion oder ein entsprechendes ABAP-Programm verwendet haben.

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Abbildung 5: Transaktionsprofil mit Anwendersicht

Die Herausforderung besteht darin, grundsätzlich beide Datenquellen heranzuziehen, um ein Gesamtbild zu erhalten. Der SAP-Standard bietet Ihnen hierzu zwar die Datenquellen, eine flexible Auswertung, beispielsweise auf Ebene eines einzelnen Benutzers, ist über diesen Weg jedoch nicht gegeben. Daher sind eine manuelle Fortschreibung sowie Analyse der Daten notwendig, um stichhaltige Informationen zu erhalten. 

Best Practice: Transaktionsnutzungsanalyse mit Hilfe der SAST SUITE

Einer unserer Kunden, ein Stadtwerk in Nordrhein-Westfalen, hatte einen Mix von internen wie externen Zugriffsszenarien, jedoch war nicht bekannt, welche Benutzer die Szenarien aktuell noch nutzen. In der Analysephase des Projekts haben wir zunächst eine Gesamtbetrachtung der Zugriffe erstellt, bei denen jegliche Ebenen der Nutzung (Dialog, Batch, RFC, http, etc.) einbezogen wurden. Um die Analyse zeitlich zu optimieren, haben wir die Transaktionsnutzungsanalyse der SAST SUITE eingesetzt. Diese Lösung analysiert auf Basis des CCMS-Alert-Monitors die Nutzung aller aktiven Anwender. Da alle Ebenen der Kommunikation mit dem System betrachtet werden, ist eine umfassende und benutzerbezogene Betrachtung über einen langen Zeitraum möglich. Über die Klassifizierung A bis D wird auch die Häufigkeit der Zugriffe angezeigt.

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Abbildung 6: SAST Transaktionsnutzungsanalyse mit der SAST SUITE

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Abbildung 7: Ergebnisliste SAST Transaktionsnutzungsanalyse mit der SAST SUITE

25% inaktive Benutzerstämme und künftig eine deutliche Einsparung von Lizenzkosten

Auf Basis der Ergebnisliste ergab sich für unseren Kunden schnell ein Gesamtbild für jeden einzelnen Nutzer, inklusive der technischen Nutzer, die wir ebenfalls mit in die Auswertung einbezogen haben. Bei den Stadtwerken wurde der Aktivitätszeitraum auf sechs Monate festgelegt. Benutzer, die länger als sechs Monate keine Aktivitätsspuren auf dem System hinterlassen haben, galten als Sperrkandidaten.

Das Ergebnis: Durch die ganzheitliche Betrachtung mit Hilfe der SAST SUITE lassen sich Handlungsempfehlungen ableiten und User-IDs ohne negative Seiteneffekte für den laufenden Betrieb sicher entfernen. So gelang es in diesem Projekt rund 25% der insgesamt 1.350 betrachteten Benutzerstämmen als inaktiv zu klassifiziert und zu befristen! Ein doppelter Gewinn für den Kunden, da er mit sehr geringem Aufwand seine SAP-Lizenzkosten optimieren konnte und dadurch ein direkter „Return on Investment“ gegeben war.

Die optimale Vorgehensweise im Überblick:

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Möchten auch Sie Ihre inaktiven Benutzerstämme befristen, um Lizenzkosten zu sparen, so unterstützen wir Sie gerne, dies schnell und effizient durchzuführen. Informieren Sie sich vorab auf unserer SAST SOLUTIONS Website und wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, schreiben Sie uns an.

Steffen Maltig (SAST SOLUTIONS)
Steffen Maltig (Head of SAP Consulting, SAST SOLUTIONS)

 

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